Vergeet niet je oude data bij een nieuw systeem

Tegenwoordig verzamelen we ontzettend veel data. En al deze data werd ‘vroeger’ netjes opgeslagen in dossiers of dossierkasten. Het nam natuurlijk erg veel ruimte in beslag, maar hier werd altijd een goed systeem voor gehanteerd. Hierdoor was alles redelijk snel terug te vinden.

Momenteel is alles anders. Naast de huidige papieren dossiers zijn er diverse digitale opslagruimtes, waar alle informatie wordt opgeslagen. Echter zal er ooit een moment komen wanneer één van de applicaties aan vervanging toe is. En dan is het noodzakelijk dat de datamigratie succesvol wordt overgezet. Onjuiste data kunnen leiden tot kwalitatieve issues. Denk hierbij aan voorbeelden zoals;
– Orders die worden gekoppeld aan de verkeerde klant
– Waardevolle informatie rondom verkoopkansen
– Of de klanten en de daarbijbehorende geschiedenis worden verkeerd overgezet

Wat te doen met alle data?

Voordat alles wordt overgezet naar een nieuw systeem is het wellicht het juiste moment om de ‘oude’ data op te schonen. Dit is een zeer arbeidsintensieve klus, afhankelijk van de hoeveelheid data. Het voordeel van deze methode is dat alle data opnieuw inzichtelijk is. Zo weet je op er bepaalde zaken op een andere manier gedocumenteerd moeten worden in het nieuwe systeem. 

Alleen dan komt het moment wanneer het nieuws systeem geïmplementeerd wordt. Hoe krijg je vervolgens de gegevens van de oude applicatie in de nieuwe?

De eerste optie is om te beginnen met een schone lei. Dit is dan ook direct een training voor de medewerkers die met het nieuwe systeem gaan werken. Er kan een start worden gemaakt met het invoeren van de meest relevante relaties (klanten). Deze methode is wel een tijdrovende klus en vergeet niet dat je medewerkers ook nog hun eigen werkzaamheden uitvoeren. Daarom kiezen veel organisaties ervoor om externe partijen in te zetten.

Optie twee is datamigratie. Het voordeel hiervan is dat de data uit de oude systemen niet helemaal handmatig overgezet te hoeven worden. Deze methode  levert meer tijdwinst op dan optie 1. Bovendien is de kans dat data zoekraakt vele malen kleiner. Het is wel lastiger om het uiteindelijke resultaat te controleren of alles correct is verplaatst. Zodra de data zijn overgezet in de nieuwe applicatie moet er dus nog wel een controle gaan plaatsvinden.

Een succesvolle datamigratie

Er is helaas geen definitief antwoord welke optie voor jouw organisatie het beste zal zijn. Maar met de juiste ERP leverancier zorg je ervoor dat alle data goed gemigreerd wordt!